"Partage" : nouvel outil numérique de travail

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"Partage" : nouvel outil numérique de travailtout en un

Afin de vous offrir une plate-forme collaborative (messagerie, agendas, etc) performante et sécurisée, l'UPPA a fait le choix de souscrire à l'offre Partage opérée par Renater.

La mise en service de Partage est prévue le 18 février 2019.

Voici sous la forme d'une FAQ, les réponses aux questions que vous ne manquerez pas de vous poser.

Télécharger le «Guide de prise en main» (pdf 7.2 MB)

FAQ Nouvel outil tout en un "Partage"

Liste des questions :

  1. Pourquoi changer ? Pourquoi choisir cet outil en particulier ?
  2. A quelle date aura lieu le changement ?
  3. Comment lire mes messages immédiatement après la migration ?
  4. La redirection de ma boîte UPPA vers ma boîte personnelle est-elle toujours valable ?
  5. Est-ce que je pourrai quand même continuer à utiliser mon client de messagerie habituel (thunderbird, Mail de Mac OS, etc.) ?
  6. Je lis mes messages en utilisant le webmail via le portail, qu'est-ce qu'il va changer pour moi ?
  7. Est-ce que je devrai moi même transférer mes messages ?
  8. Comment modifier mon adresse affichée dans les mails que j'envoie ?
  9. J'ai mis en place des filtres (via le portail, smartsieve ou thunderbird), est-ce que je vais les retrouver ?
  10. Est-ce que mes contacts personnels seront transférés dans Partage ?
  11. Comment récupérer ses contacts locaux de Thunderbird ?
  12. Comment ajouter une signature à votre mail ?
  13. Est-ce que mes messages d'absences seront transférés dans Partage ?
  14. Comment récupérer les "étiquettes" de mes mails ?
  15. Est-ce que mes agendas seront transférés dans Partage ?
  16. Comment basculer mon agenda du portail (webmail-horde-kronolith) vers mon agenda Partage ?
  17. Comment basculer mon agenda de Nuage vers mon agenda Partage ?
  18. Comment ajouter dans Partage votre calendrier recensant vos congés et missions
  19. Comment ajouter dans Partage votre calendrier recensant vos cours depuis la plateforme ADECampus ?
  20. Est-ce que je pourrai accéder à Partage depuis mon téléphone portable ?
  21. Est-ce que j'aurai une formation pour utiliser Partage ?
  22. Comment accéder à l'aide en ligne ?
  23. Comment effectuer des recherches dans PARTAGE ?
  1. 1 - Pourquoi changer ? Pourquoi choisir cet outil en particulier ?

    Le dispositif actuel de gestion de la messagerie est devenu obsolète.

    Les outils collaboratifs (messagerie, calendrier, gestion des tâches, etc.) sont aujourd'hui standardisés.

    La gestion en interne de ce type d'outils n'apporte plus de valeur ajoutée significative et peut être fortement optimisée dans le cadre d'une mutualisation.

    C'est l'objet du projet Partage qui regroupe des établissements de notre communauté. La mise en commun de ressources et la mutualisation des infrastructures permet d'envisager une solution ambitieuse et évolutive dans un environnement souverain.

    Retour aux questions

  2. 2 - A quelle date aura lieu le changement ?

    La migration sera effectuée pour l'ensemble des personnels et étudiants le 18 février 2019.

    Retour aux questions

  3. 3 - Comment lire mes messages immédiatement après la migration ?

    Le principal point d'entrée à votre messagerie sera https://partage.univ-pau.fr

    Ce lien est actif actuellement mais vous ne pourrez pas vous y authentifier avant la migration.

    Nous vous demanderons d'utiliser exclusivement ce point d'entrée les jours suivants la bascule.

    Retour aux questions

  4. 4 - La redirection de ma boîte UPPA vers ma boîte personnelle est-elle toujours valable ?

    Non, il faut refaire une redirection depuis la plateforme PARTAGE.

    Retour aux questions

  5. 5 - Est-ce que je pourrai quand même continuer à utiliser mon client de messagerie habituel (thunderbird, Mail de Mac OS, etc.) ?

    Oui, même si l'utilisation de clients lourds (thunderbird, etc.) ne permet pas d'accéder à l'ensemble des fonctionnalités de la plate-forme.

    Voici les paramètres de connexion :

    • Adresse de messagerie : Votre adresse UPPA
    • Identifiant : login@univ-pau.fr (remplacer login par votre identifiant)
    • Mot de passe : votre mot de passe de l'UPPA
    • Serveur entrant (imap) : partage.univ-pau.fr - Sécurité SSL/TLS - Port 993
    • Serveur sortant (smtp) : partage.univ-pau.fr - Sécurité SSL/TLS - Port 465

    Retour aux questions

  6. 6 - Je lis mes messages en utilisant le webmail via le portail, qu'est-ce qu'il va changer pour moi ?

    Le webmail sera remplacé par Partage.

    L'adresse https://webmail.univ-pau.fr sera toujours valide mais redirigera vers Partage.

    Retour aux questions

  7. 7 - Est-ce que je devrai moi même transférer mes messages ?

    Non, la copie des messages sera effectuée par la DN, vous retrouverez tous vos messages tels qu'ils sont actuellement organisés.

    Retour aux questions

  8. 8 - Comment modifier mon adresse affichée dans les mails que j'envoie ?

    1. Cliquer sur "Préférences"
    2. Cliquer sur "Compte"
    3. Dans  "Paramètres du compte principal", "Paramètres des messages envoyés " -"Expéditeur" -  Choisir votre adresse nom.prenom@univ-pau.fr

    Retour aux questions

  9. 9 - J'ai mis en place des filtres (via le portail, smartsieve ou thunderbird), est-ce que je vais les retrouver ?

    Non, vous devrez redéfinir l'ensemble de vos filtres dans l'interface Partage.

    Retour aux questions

  10. 10 - Est-ce que mes contacts personnels seront transférés dans Partage ?

    Non. Actuellement il existe plusieurs points d'entrées pour vos contacts (le portail -Horde-, messageries locales sur thunderbird et autres).
    Nous vous communiquerons les procédures pour transférer vos contacts personnels actuels vers Partage.
    L'annuaire mail des personnels de l'UPPA sera bien sur disponible dans la liste des contacts dans Partage.

    Retour aux questions

  11. 11 - Comment récupérer ses contacts locaux de Thunderbird ?

    Pour récupérer ses contacts  locaux il faut les exporter de Thunderbird puis importer le fichier dans PARTAGE. 

    Export contact de Thunderbird : 

    • Menu : Outils > Carnets d’adresses
    • Dans la nouvelle fenêtre, menu : Outils > Exporter
    • Choisir le format CSV avec les valeurs séparées par des virgules, choisir un nom de fichier. Ce fichier sera utilisé dans PARTAGE.

    Import dans PARTAGE :

    • Allez dans « Préférences » puis « Importer/Exporter ». Dans l’encart « Importer », sélectionnez le fichier, la détection automatique puis le carnet d’adresses de destination de l’import. Validez par OK.

    Note : Vous pouvez importer des carnets d’adresses en provenance d’autres outils. PARTAGE accepte les Formats CSV, Windows Live, Outlook, Thunderbird, Outlook 2003, Yahoo!

    Retour aux questions

  12. 12 - Comment ajouter une signature à votre mail ?

    1. Générer sa signature sur la page "Signature de messagerie"
      1. Dans "APERÇU DE VOTRE SIGNATURE"
      2. Cliquer sur "Copier pour Partage"
    2. Aller dans PARTAGE
      1. Cliquer sur l'onglet "Préférences"
      2. Cliquer sur "Signatures"
      3. Cliquer sur le bouton "Nouvelle signature"
      4. Saisir un "Nom"
      5. Sélectionner "Format HTML"
      6. Cliquer sur le bouton "<>" (code source)
      7. Coller le code copié entre <div> et </div>
      8. Dans "Utilisation des signatures" choisir la signature que vous venez de créer
      9. Cliquer sur le bouton "Enregistrer"

    Retour aux questions

  13. 13 - Est-ce que mes messages d'absences seront transférés dans Partage ?

    Non. il faudra les recréer dans Partage.

    Retour aux questions

  14. 14 - Comment récupérer les "étiquettes" de mes mails ?

    Si vous étiez utilisateur des étiquettes dans Thunderbird, généralement associées à des couleurs, ces étiquettes ne sont pas perdues !
    Par contre, vous devrez redéfinir le nom de votre choix pour chaque étiquette et, éventuellement leur réassocier une couleur.

    Dans PARTAGE, les étiquettes s'appellent des tags (ou libellés).
    Vous retrouverez les étiquettes que vous aviez apposées sur vos mails dans l'entête de chaque mail, mais leur nom est devenu $label1, $label2, etc. et elles n'ont plus de couleur associée.

    Pour redéfinir les noms et couleurs à votre convenance :

    1. créez un nouveau 'tag' avec un clic-droit sur "Tags (libellés)" dans la colonne de gauche

    2. choisissez pour le nom du tag créé "$label1" (ou "$label2", etc.) et associez-lui la couleur de votre choix

    3. à cette étape, tous vos mails taggés $label1 ont le tag de la couleur choisie

    4. éventuellement, vous pouvez opter pour colorer les message taggés en cochant "Définissez la couleur des messages et des conversations selon la couleur des balises" dans Onglet |Préférences| > Mail > Affichage des mails -> Couleur associée au message (il sera peut-être nécessaire de "recharger la page" pour que la modification des préférences soit visible)

    5. pour nommer le tag selon vos besoin, développez les tags (triangle à gauche de [Tags (libellés)]), et clic-droit sur un tag, puis 'Renommer tag'

    Retour aux questions

  15. 15 - Est-ce que mes agendas seront transférés dans Partage ?

    Non. Actuellement il existe plusieurs points d'entrées pour vos agendas (le portail -Horde-, Nuage, agendas locaux sur thunderbird), à terme tous les agendas seront gérés dans Partage.

    Nous vous communiquerons les procédures pour transférer vos agendas actuels vers Partage. Ce transfert pourra se faire au fil de l'eau sur l'année 2019.

    Retour aux questions

  16. 16 - Comment basculer mon agenda du portail (webmail-horde-kronolith) vers mon agenda Partage ?

    1. Exporter dans un fichier votre "agenda" du portail (webmail-horde-kronolith) 
      1. Cliquer sur l'icone "Importer/Exporter(I)"
      2. Dans la partie "Exporter l'agenda", Sélectionner le format de l'exportation: "iCalendar"
      3. Sélectionner les agendas à partir desquels exporter: "Agenda de Xxx Yyyy"
      4. Si nécessaire, limiter la période à exporter
      5. Cliquer sur le bouton "Exporter"
    2. Importer le fichier dans votre "calendrier" Partage
      1. Cliquer sur "Préférences", puis "Importer/Exporter"
      2. Dans la partie "Importer", cliquer sur "Parcourir", sélectionner le fichier exporté précédemment  sur votre ordinateur
      3. Dans "destination", choisir "Calendrier"

    Retour aux questions

  17. 17 - Comment basculer mon agenda de Nuage vers mon agenda Partage ?

    1. Exporter dans un fichier votre "agenda" Nuage
      1. Cliquer sur les 3 petits points à côté de "Personnel", puis "Télécharger"
      2. Enregistrer le fichier ICS sur votre ordinateur
    2. Importer le fichier dans votre "calendrier" Partage
      1. cliquer sur "Préférences", puis "Importer/Exporter"
      2. Dans la partie "Importer", cliquer sur "Parcourir", sélectionner le fichier exporté précédemment  sur votre ordinateur
      3. Dans "destination", choisir "Calendrier

    Retour aux questions

  18. 18 - Comment ajouter dans Partage votre calendrier recensant vos congés et missions

    • Récupérer l'URL générée dans l'application moncompte (https://moncompte.univ-pau.fr)
      1. Cliquer sur "Mon compte", puis "Mon agenda partagé"
      2. La première fois, cliquer sur "Créer/régénérer"
      3. Copier l'URL à diffuser
    • Créer le calendrier correspondant dans Partage
      1. Cliquer sur la roue crantée "Options" à côté du menu "Calendriers" de l'onglet "Calendrier"
      2. Cliquer sur "Ajouter un calendrier externe",
      3. Sélectionner "Ajouter un calendrier externe (autres) puis cliquer sur "Suivant"
      4. Sélectionner "Type" - "Abonnement iCAL" et coller l'URL copiée plus haut (1.3) dans "URL ICS"
      5. Choisir un nom et une couleur et cliquer sur "OK"

    Retour aux questions

  19. 19 - Comment ajouter dans Partage votre calendrier recensant vos cours depuis la plateforme ADECampus ?

    • Créer le calendrier correspondant dans Partage
      1. Cliquer sur la roue crantée "Options" à côté du menu "Calendriers" de l'onglet "Calendrier"
      2. Cliquer sur "Ajouter un calendrier externe",
      3. Sélectionner "Ajouter un calendrier externe (autres) puis cliquer sur "Suivant"
      4. Sélectionner "Type" - "Abonnement iCAL" et coller l'URL  copiée plus haut (1.2) dans "URL ICS"
      5. Choisir un nom et une couleur et cliquer sur "OK"

    Retour aux questions

  20. 20 - Est-ce que je pourrai accéder à Partage depuis mon téléphone portable ?

    Oui. Vous devrez ajouter un compte de type "exchange" (disponible sur IOS / Android / Windows Phone) avec les paramètres suivants :

    • Adresse de messagerie : votre adresse de messagerie.
    • Serveur : partage.univ-pau.fr (laisser les paramètres par défaut)
    • Vous pouvez choisir les éléments à synchroniser (messagerie / calendriers / contact)

    Retour aux questions

  21. 21 - Est-ce que j'aurai une formation pour utiliser Partage ?

    Nous organiserons des sessions de présentation de l'outil sur tous les sites de l'UPPA les semaines qui précèdent la migration. Ce sera l'occasion pour vous de découvrir l'ergonomie de la plate-forme.

    Le but de ces sessions est de vous présenter la nouvelle interface et de se focaliser sur les fonctions principales (envoi / réception des messages, gestion des filtres). Nous avons prévu des créneaux de 2 heures pendant lesquels vous pourrez venir à votre gré, chaque séquence de présentation durera une dizaine de minutes.

    Mardi 05/02/19 : de 11h30 à 14h30 Pau (amphi de la présidence)
    Vendredi 08/02/19 : de 10h à 12h Mont-de-Marsan (salle TD6)
    Mardi 12/02/19 : de 11h00 à 12h30 Anglet (Salle 007 RDC bâtiment 1)
    Mardi 12/02/19 : de 13h30 à 15h00 Bayonne (Salle du conseil 2EI)
    Mercredi 13/02/19 : de 11h30 à 14h30 Pau (amphi de la présidence)

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  22. 22 - Comment accéder à l'aide en ligne ?

     

    Depuis la plateforme PARTAGE, cliquer sur la petite flèche tout en haut à droite de votre nom, puis choisir "Aide produit".Cette aide est aussi accessible directement à l'adresse: https://partage.univ-pau.fr/help/fr/advanced/zimbra_user_help.htm sans se connecter à PARTAGE.

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  23. 23 - Comment effectuer des recherches dans PARTAGE ?

    La recherche vous permet de trouver des messages, des contacts, des rendez-vous, des tâches et des fichiers. Vous pouvez effectuer une recherche avec des mots spécifiques, par date, heure, URL, taille, tag, si le mail a été lu ou non, s’il comporte des pièces jointes ou des pièces jointes d’un type spécifique, et bien plus encore.

    La fonction de recherche exécute quelle que soit la requête de recherche qui est actuellement affichée dans la zone de texte de recherche. Vous pouvez entrer l'un des mots clés de recherche dans le champ de recherche et une liste d'arguments de recherche possibles s'affiche automatiquement.

    En outre, la flèche de déroulement à gauche de la zone de recherche permet de sélectionner le type des éléments à rechercher. Vous pouvez choisir d'effectuer la recherche dans les mails, dans vos contacts, y compris dans les listes de contacts de votre entreprise, dans les tâches, dans les rendez-vous et dans les fichiers.

    Vous pouvez effectuer des recherches plus complexes à l'aide d'informations de recherche spécifiques, comme des filtres et des conditions. Vous pouvez enregistrer vos recherches et les relancer ultérieurement.

    Vous trouverez plus de détails (avec notamment les mots-clés) dans l'aide en ligne (https://partage.univ-pau.fr/help/fr/advanced/zimbra_user_help.htm) , "Recherche d’éléments".

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