"Partage" : nouvel outil numérique de travail

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"Partage" : nouvel outil numérique de travailtout en un

Afin de vous offrir une plate-forme collaborative (messagerie, agendas, etc) performante et sécurisée, l'UPPA a fait le choix de souscrire à l'offre Partage opérée par Renater.

La mise en service de Partage est prévue le 18 février 2019.

Voici sous la forme d'une FAQ, les réponses aux questions que vous ne manquerez pas de vous poser.

Télécharger le «Guide de prise en main» (pdf 7.2 MB)

FAQ Nouvel outil tout en un "Partage"

Liste des questions :

  1. Comment continuer à utiliser mon client de messagerie habituel (thunderbird, Mail de Mac OS, etc.) ?
  2. Comment modifier mon adresse affichée dans les mails que j'envoie ?
  3. Comment récupérer ses contacts locaux de Thunderbird ?
  4. Comment ajouter une signature à votre mail ?
  5. Comment récupérer les "étiquettes" de mes mails ?
  6. Comment basculer mon agenda du portail (webmail-horde-kronolith) vers mon agenda Partage ?
  7. Comment basculer mon agenda de Nuage vers mon agenda Partage ?
  8. Comment ajouter dans Partage votre calendrier recensant vos congés et missions
  9. Comment ajouter dans Partage votre calendrier recensant vos cours depuis la plateforme ADECampus ?
  10. Comment accéder à Partage depuis mon téléphone portable ?
  11. Comment accéder à l'aide en ligne ?
  12. Comment effectuer des recherches dans PARTAGE ?
  1. 1 - Comment continuer à utiliser mon client de messagerie habituel (thunderbird, Mail de Mac OS, etc.) ?

    Attention, l'utilisation de clients lourds (thunderbird, etc.) ne permet pas d'accéder à l'ensemble des fonctionnalités de la plate-forme.

    Voici les paramètres de connexion :

    • Adresse de messagerie : Votre adresse UPPA
    • Identifiant : login@univ-pau.fr (remplacer login par votre identifiant)
    • Mot de passe : votre mot de passe de l'UPPA
    • Serveur entrant (imap) : partage.univ-pau.fr - Sécurité SSL/TLS - Port 993
    • Serveur sortant (smtp) : partage.univ-pau.fr - Sécurité SSL/TLS - Port 465

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  2. 2 - Comment modifier mon adresse affichée dans les mails que j'envoie ?

    1. Cliquer sur "Préférences"
    2. Cliquer sur "Compte"
    3. Dans  "Paramètres du compte principal", "Paramètres des messages envoyés " -"Expéditeur" -  Choisir votre adresse nom.prenom@univ-pau.fr

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  3. 3 - Comment récupérer ses contacts locaux de Thunderbird ?

    Pour récupérer ses contacts  locaux il faut les exporter de Thunderbird puis importer le fichier dans PARTAGE. 

    Export contact de Thunderbird : 

    • Menu : Outils > Carnets d’adresses
    • Dans la nouvelle fenêtre, menu : Outils > Exporter
    • Choisir le format CSV avec les valeurs séparées par des virgules, choisir un nom de fichier. Ce fichier sera utilisé dans PARTAGE.

    Import dans PARTAGE :

    • Allez dans « Préférences » puis « Importer/Exporter ». Dans l’encart « Importer », sélectionnez le fichier, la détection automatique puis le carnet d’adresses de destination de l’import. Validez par OK.

    Note : Vous pouvez importer des carnets d’adresses en provenance d’autres outils. PARTAGE accepte les Formats CSV, Windows Live, Outlook, Thunderbird, Outlook 2003, Yahoo!

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  4. 4 - Comment ajouter une signature à votre mail ?

    1. Générer sa signature sur la page "Signature de messagerie"
      1. Dans "APERÇU DE VOTRE SIGNATURE"
      2. Cliquer sur "Copier pour Partage"
    2. Aller dans PARTAGE
      1. Cliquer sur l'onglet "Préférences"
      2. Cliquer sur "Signatures"
      3. Cliquer sur le bouton "Nouvelle signature"
      4. Saisir un "Nom"
      5. Sélectionner "Format HTML"
      6. Cliquer sur le bouton "<>" (code source)
      7. Coller le code copié entre <div> et </div>
      8. Dans "Utilisation des signatures" choisir la signature que vous venez de créer
      9. Cliquer sur le bouton "Enregistrer"

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  5. 5 - Comment récupérer les "étiquettes" de mes mails ?

    Si vous étiez utilisateur des étiquettes dans Thunderbird, généralement associées à des couleurs, ces étiquettes ne sont pas perdues !
    Par contre, vous devrez redéfinir le nom de votre choix pour chaque étiquette et, éventuellement leur réassocier une couleur.

    Dans PARTAGE, les étiquettes s'appellent des tags (ou libellés).
    Vous retrouverez les étiquettes que vous aviez apposées sur vos mails dans l'entête de chaque mail, mais leur nom est devenu $label1, $label2, etc. et elles n'ont plus de couleur associée.

    Pour redéfinir les noms et couleurs à votre convenance :

    1. créez un nouveau 'tag' avec un clic-droit sur "Tags (libellés)" dans la colonne de gauche

    2. choisissez pour le nom du tag créé "$label1" (ou "$label2", etc.) et associez-lui la couleur de votre choix

    3. à cette étape, tous vos mails taggés $label1 ont le tag de la couleur choisie

    4. éventuellement, vous pouvez opter pour colorer les message taggés en cochant "Définissez la couleur des messages et des conversations selon la couleur des balises" dans Onglet |Préférences| > Mail > Affichage des mails -> Couleur associée au message (il sera peut-être nécessaire de "recharger la page" pour que la modification des préférences soit visible)

    5. pour nommer le tag selon vos besoin, développez les tags (triangle à gauche de [Tags (libellés)]), et clic-droit sur un tag, puis 'Renommer tag'

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  6. 6 - Comment basculer mon agenda du portail (webmail-horde-kronolith) vers mon agenda Partage ?

    1. Exporter dans un fichier votre "agenda" du portail (webmail-horde-kronolith) 
      1. Cliquer sur l'icone "Importer/Exporter(I)"
      2. Dans la partie "Exporter l'agenda", Sélectionner le format de l'exportation: "iCalendar"
      3. Sélectionner les agendas à partir desquels exporter: "Agenda de Xxx Yyyy"
      4. Si nécessaire, limiter la période à exporter
      5. Cliquer sur le bouton "Exporter"
    2. Importer le fichier dans votre "calendrier" Partage
      1. Cliquer sur "Préférences", puis "Importer/Exporter"
      2. Dans la partie "Importer", cliquer sur "Parcourir", sélectionner le fichier exporté précédemment  sur votre ordinateur
      3. Dans "destination", choisir "Calendrier"

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  7. 7 - Comment basculer mon agenda de Nuage vers mon agenda Partage ?

    1. Exporter dans un fichier votre "agenda" Nuage
      1. Cliquer sur les 3 petits points à côté de "Personnel", puis "Télécharger"
      2. Enregistrer le fichier ICS sur votre ordinateur
    2. Importer le fichier dans votre "calendrier" Partage
      1. cliquer sur "Préférences", puis "Importer/Exporter"
      2. Dans la partie "Importer", cliquer sur "Parcourir", sélectionner le fichier exporté précédemment  sur votre ordinateur
      3. Dans "destination", choisir "Calendrier

    Retour aux questions

  8. 8 - Comment ajouter dans Partage votre calendrier recensant vos congés et missions

    • Récupérer l'URL générée dans l'application moncompte (https://moncompte.univ-pau.fr)
      1. Cliquer sur "Mon compte", puis "Mon agenda partagé"
      2. La première fois, cliquer sur "Créer/régénérer"
      3. Copier l'URL à diffuser
    • Créer le calendrier correspondant dans Partage
      1. Cliquer sur la roue crantée "Options" à côté du menu "Calendriers" de l'onglet "Calendrier"
      2. Cliquer sur "Ajouter un calendrier externe",
      3. Sélectionner "Ajouter un calendrier externe (autres) puis cliquer sur "Suivant"
      4. Sélectionner "Type" - "Abonnement iCAL" et coller l'URL copiée plus haut (1.3) dans "URL ICS"
      5. Choisir un nom et une couleur et cliquer sur "OK"

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  9. 9 - Comment ajouter dans Partage votre calendrier recensant vos cours depuis la plateforme ADECampus ?

    Récupérer l'URL générée dans l'application ADE (https://adecampus.univ-pau.fr/direct/myplanning.jsp)

    1. Cliquer sur "Export Agenda" en haut à droite, puis sur le bouton "Générer l'URL"
    2. Copier l'URL générée

    Créer le calendrier correspondant dans Partage

    1. Cliquer sur la roue crantée "Options" à côté du menu "Calendriers" de l'onglet "Calendrier"
    2. Cliquer sur "Ajouter un calendrier externe",
    3. Sélectionner "Ajouter un calendrier externe (autres) puis cliquer sur "Suivant"
    4. Sélectionner "Type" - "Abonnement iCAL" et coller l'URL  copiée plus haut (1.2) dans "URL ICS"
    5. Modifier l'URL de cette façon:
      https://adecampus.univ-pau.fr/jsp/custom/modules/plannings/anonymous_cal.jsp?resources=XXXX&projectId=4&calType=ical&firstDate=2018-09-01&lastDate=2019-08-31
    6. Choisir un nom et une couleur et cliquer sur "OK

    *Par défaut, le lien ICS renvoie les évènements du jour et des 4 semaines à venir. (nbWeeks=4)
    Pour changer cela, il faut modifier l'URL de cette façon : https://adecampus.univ-pau.fr/jsp/custom/modules/plannings/anonymous_cal.jsp?resources=XXXX&projectId=4&calType=ical&firstDate=2018-09-01&lastDate=2019-08-31

    Voici la liste des paramètres disponibles pour définir la plage de dates :
    firstDate : date de début du planning à récupérer. Si non présent, utilise la date de la semaine courante
    lastDate : date de fin du planning à récupérer. Si non présent, lastDate correspond au jour suivant de firstDate (J+1)
    nbWeeks : nombre de semaine à afficher à partir de la semaine courante



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  10. 10 - Comment accéder à Partage depuis mon téléphone portable ?

    Vous devez ajouter un compte de type "exchange" (disponible sur IOS / Android / Windows Phone) avec les paramètres suivants :

    • Adresse de messagerie : votre adresse de messagerie.
    • Serveur : partage.univ-pau.fr (laisser les paramètres par défaut)

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  11. 11 - Comment accéder à l'aide en ligne ?

     

    Depuis la plateforme PARTAGE, cliquer sur la petite flèche tout en haut à droite de votre nom, puis choisir "Aide produit".Cette aide est aussi accessible directement à l'adresse: https://partage.univ-pau.fr/help/fr/advanced/zimbra_user_help.htm sans se connecter à PARTAGE.

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  12. 12 - Comment effectuer des recherches dans PARTAGE ?

    La recherche vous permet de trouver des messages, des contacts, des rendez-vous, des tâches et des fichiers. Vous pouvez effectuer une recherche avec des mots spécifiques, par date, heure, URL, taille, tag, si le mail a été lu ou non, s’il comporte des pièces jointes ou des pièces jointes d’un type spécifique, et bien plus encore.

    La fonction de recherche exécute quelle que soit la requête de recherche qui est actuellement affichée dans la zone de texte de recherche. Vous pouvez entrer l'un des mots clés de recherche dans le champ de recherche et une liste d'arguments de recherche possibles s'affiche automatiquement.

    En outre, la flèche de déroulement à gauche de la zone de recherche permet de sélectionner le type des éléments à rechercher. Vous pouvez choisir d'effectuer la recherche dans les mails, dans vos contacts, y compris dans les listes de contacts de votre entreprise, dans les tâches, dans les rendez-vous et dans les fichiers.

    Vous pouvez effectuer des recherches plus complexes à l'aide d'informations de recherche spécifiques, comme des filtres et des conditions. Vous pouvez enregistrer vos recherches et les relancer ultérieurement.

    Vous trouverez plus de détails (avec notamment les mots-clés) dans l'aide en ligne (https://partage.univ-pau.fr/help/fr/advanced/zimbra_user_help.htm) , "Recherche d’éléments".

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