"Partage" : nouvel outil numérique de travail

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"Partage" : nouvel outil numérique de travailtout en un

Afin de vous offrir une plate-forme collaborative (messagerie, agendas, etc) performante et sécurisée, l'UPPA a fait le choix de souscrire à l'offre Partage opérée par Renater.

La mise en service de Partage est prévue le 18 février 2019.

Voici sous la forme d'une FAQ, les réponses aux questions que vous ne manquerez pas de vous poser.

Télécharger le «Guide de prise en main» (pdf 7.2 MB)

FAQ Nouvel outil tout en un "Partage"

Liste des questions :

  1. Pourquoi changer ? Pourquoi choisir cet outil en particulier ?
  2. A quelle date aura lieu le changement ?
  3. Comment lire mes messages immédiatement après la migration ?
  4. La redirection de ma boîte UPPA vers ma boîte personnelle est-elle toujours valable ?
  5. Est-ce que je pourrai quand même continuer à utiliser mon client de messagerie habituel (thunderbird, Mail de Mac OS, etc.) ?
  6. Je lis mes messages en utilisant le webmail via le portail, qu'est-ce qu'il va changer pour moi ?
  7. Est-ce que je devrai moi même transférer mes messages ?
  8. J'ai mis en place des filtres (via le portail, smartsieve ou thunderbird), est-ce que je vais les retrouver ?
  9. Est-ce que mes contacts personnels seront transférés dans Partage ?
  10. Comment ajouter une signature à votre mail ?
  11. Est-ce que mes messages d'absences seront transférés dans Partage ?
  12. Est-ce que mes agendas seront transférés dans Partage ?
  13. Comment basculer mon agenda du portail (webmail-horde-kronolith) vers mon agenda Partage ?
  14. Comment basculer mon agenda de Nuage vers mon agenda Partage ?
  15. Comment ajouter dans Partage votre calendrier recensant vos congés et missions
  16. Comment ajouter dans Partage votre calendrier recensant vos cours depuis la plateforme ADECampus ?
  17. Est-ce que je pourrai accéder à Partage depuis mon téléphone portable ?
  18. Est-ce que j'aurai une formation pour utiliser Partage ?
  19. Comment accéder à l'aide en ligne ?
  1. 1 - Pourquoi changer ? Pourquoi choisir cet outil en particulier ?

    Le dispositif actuel de gestion de la messagerie est devenu obsolète.

    Les outils collaboratifs (messagerie, calendrier, gestion des tâches, etc.) sont aujourd'hui standardisés.

    La gestion en interne de ce type d'outils n'apporte plus de valeur ajoutée significative et peut être fortement optimisée dans le cadre d'une mutualisation.

    C'est l'objet du projet Partage qui regroupe des établissements de notre communauté. La mise en commun de ressources et la mutualisation des infrastructures permet d'envisager une solution ambitieuse et évolutive dans un environnement souverain.

    Retour aux questions

  2. 2 - A quelle date aura lieu le changement ?

    La migration sera effectuée pour l'ensemble des personnels et étudiants le 18 février 2019.

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  3. 3 - Comment lire mes messages immédiatement après la migration ?

    Le principal point d'entrée à votre messagerie sera https://partage.univ-pau.fr

    Ce lien est actif actuellement mais vous ne pourrez pas vous y authentifier avant la migration.

    Nous vous demanderons d'utiliser exclusivement ce point d'entrée les jours suivants la bascule.

    Retour aux questions

  4. 4 - La redirection de ma boîte UPPA vers ma boîte personnelle est-elle toujours valable ?

    Non, il faut refaire une redirection depuis la plateforme PARTAGE.

    Retour aux questions

  5. 5 - Est-ce que je pourrai quand même continuer à utiliser mon client de messagerie habituel (thunderbird, Mail de Mac OS, etc.) ?

    Oui, même si l'utilisation de clients lourds (thunderbird, etc.) ne permet pas d'accéder à l'ensemble des fonctionnalités de la plate-forme.

    Voici les paramètres de connexion :

    • Adresse de messagerie : Votre adresse UPPA
    • Identifiant : login@univ-pau.fr (remplacer login par votre identifiant)
    • Mot de passe : votre mot de passe de l'UPPA
    • Serveur entrant (imap) : partage.univ-pau.fr - Sécurité SSL/TLS - Port 993
    • Serveur sortant (smtp) : partage.univ-pau.fr - Sécurité SSL/TLS - Port 465

    Retour aux questions

  6. 6 - Je lis mes messages en utilisant le webmail via le portail, qu'est-ce qu'il va changer pour moi ?

    Le webmail sera remplacé par Partage.

    L'adresse https://webmail.univ-pau.fr sera toujours valide mais redirigera vers Partage.

    Retour aux questions

  7. 7 - Est-ce que je devrai moi même transférer mes messages ?

    Non, la copie des messages sera effectuée par la DN, vous retrouverez tous vos messages tels qu'ils sont actuellement organisés.

    Retour aux questions

  8. 8 - J'ai mis en place des filtres (via le portail, smartsieve ou thunderbird), est-ce que je vais les retrouver ?

    Non, vous devrez redéfinir l'ensemble de vos filtres dans l'interface Partage.

    Retour aux questions

  9. 9 - Est-ce que mes contacts personnels seront transférés dans Partage ?

    Non. Actuellement il existe plusieurs points d'entrées pour vos contacts (le portail -Horde-, messageries locales sur thunderbird et autres).
    Nous vous communiquerons les procédures pour transférer vos contacts personnels actuels vers Partage.
    L'annuaire mail des personnels de l'UPPA sera bien sur disponible dans la liste des contacts dans Partage.

    Retour aux questions

  10. 10 - Comment ajouter une signature à votre mail ?

    1. Générer sa signature sur la page "Signature de messagerie"
      1. Dans "APERÇU DE VOTRE SIGNATURE"
      2. Cliquer sur "Copier pour Partage"
    2. Aller dans PARTAGE
      1. Cliquer sur l'onglet "Préférences"
      2. Cliquer sur "Signatures"
      3. Cliquer sur le bouton "Nouvelle signature"
      4. Saisir un "Nom"
      5. Sélectionner "Format HTML"
      6. Cliquer sur le bouton "<>" (code source)
      7. Coller le code copié en 1.2
      8. Dans "Utilisation des signatures" choisir la signature que vous venez de créer
      9. Cliquer sur le bouton "Enregistrer"

    Retour aux questions

  11. 11 - Est-ce que mes messages d'absences seront transférés dans Partage ?

    Non. il faudra les recréer dans Partage.

    Retour aux questions

  12. 12 - Est-ce que mes agendas seront transférés dans Partage ?

    Non. Actuellement il existe plusieurs points d'entrées pour vos agendas (le portail -Horde-, Nuage, agendas locaux sur thunderbird), à terme tous les agendas seront gérés dans Partage.

    Nous vous communiquerons les procédures pour transférer vos agendas actuels vers Partage. Ce transfert pourra se faire au fil de l'eau sur l'année 2019.

    Retour aux questions

  13. 13 - Comment basculer mon agenda du portail (webmail-horde-kronolith) vers mon agenda Partage ?

    1. Exporter dans un fichier votre "agenda" du portail (webmail-horde-kronolith) 
      1. Cliquer sur l'icone "Importer/Exporter(I)"
      2. Dans la partie "Exporter l'agenda", Sélectionner le format de l'exportation: "iCalendar"
      3. Sélectionner les agendas à partir desquels exporter: "Agenda de Xxx Yyyy"
      4. Si nécessaire, limiter la période à exporter
      5. Cliquer sur le bouton "Exporter"
    2. Importer le fichier dans votre "calendrier" Partage
      1. Cliquer sur "Préférences", puis "Importer/Exporter"
      2. Dans la partie "Importer", cliquer sur "Parcourir", sélectionner le fichier exporté précédemment  sur votre ordinateur
      3. Dans "destination", choisir "Calendrier"

    Retour aux questions

  14. 14 - Comment basculer mon agenda de Nuage vers mon agenda Partage ?

    1. Exporter dans un fichier votre "agenda" Nuage
      1. Cliquer sur les 3 petits points à côté de "Personnel", puis "Télécharger"
      2. Enregistrer le fichier ICS sur votre ordinateur
    2. Importer le fichier dans votre "calendrier" Partage
      1. cliquer sur "Préférences", puis "Importer/Exporter"
      2. Dans la partie "Importer", cliquer sur "Parcourir", sélectionner le fichier exporté précédemment  sur votre ordinateur
      3. Dans "destination", choisir "Calendrier

    Retour aux questions

  15. 15 - Comment ajouter dans Partage votre calendrier recensant vos congés et missions

    • Récupérer l'URL générée dans l'application moncompte (https://moncompte.univ-pau.fr)
      1. Cliquer sur "Mon compte", puis "Mon agenda partagé"
      2. La première fois, cliquer sur "Créer/régénérer"
      3. Copier l'URL à diffuser
    • Créer le calendrier correspondant dans Partage
      1. Cliquer sur la roue crantée "Options" à côté du menu "Calendriers" de l'onglet "Calendrier"
      2. Cliquer sur "Ajouter un calendrier externe",
      3. Sélectionner "Ajouter un calendrier externe (autres) puis cliquer sur "Suivant"
      4. Sélectionner "Type" - "Abonnement iCAL" et coller l'URL copiée plus haut (1.3) dans "URL ICS"
      5. Choisir un nom et une couleur et cliquer sur "OK"

    Retour aux questions

  16. 16 - Comment ajouter dans Partage votre calendrier recensant vos cours depuis la plateforme ADECampus ?

    • Créer le calendrier correspondant dans Partage
      1. Cliquer sur la roue crantée "Options" à côté du menu "Calendriers" de l'onglet "Calendrier"
      2. Cliquer sur "Ajouter un calendrier externe",
      3. Sélectionner "Ajouter un calendrier externe (autres) puis cliquer sur "Suivant"
      4. Sélectionner "Type" - "Abonnement iCAL" et coller l'URL  copiée plus haut (1.2) dans "URL ICS"
      5. Choisir un nom et une couleur et cliquer sur "OK"

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  17. 17 - Est-ce que je pourrai accéder à Partage depuis mon téléphone portable ?

    Oui. Vous devrez ajouter un compte de type "exchange" (disponible sur IOS / Android / Windows Phone) avec les paramètres suivants :

    • Adresse de messagerie : votre adresse de messagerie.
    • Serveur : partage.univ-pau.fr (laisser les paramètres par défaut)
    • Vous pouvez choisir les éléments à synchroniser (messagerie / calendriers / contact)

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  18. 18 - Est-ce que j'aurai une formation pour utiliser Partage ?

    Nous organiserons des sessions de présentation de l'outil sur tous les sites de l'UPPA les semaines qui précèdent la migration. Ce sera l'occasion pour vous de découvrir l'ergonomie de la plate-forme.

    Le but de ces sessions est de vous présenter la nouvelle interface et de se focaliser sur les fonctions principales (envoi / réception des messages, gestion des filtres). Nous avons prévu des créneaux de 2 heures pendant lesquels vous pourrez venir à votre gré, chaque séquence de présentation durera une dizaine de minutes.

    Mardi 05/02/19 : de 11h30 à 14h30 Pau (amphi de la présidence)
    Vendredi 08/02/19 : de 10h à 12h Mont-de-Marsan (salle TD6)
    Mardi 12/02/19 : de 11h00 à 12h30 Anglet (Salle 007 RDC bâtiment 1)
    Mardi 12/02/19 : de 13h30 à 15h00 Bayonne (Salle du conseil 2EI)
    Mercredi 13/02/19 : de 11h30 à 14h30 Pau (amphi de la présidence)

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  19. 19 - Comment accéder à l'aide en ligne ?

     

    Depuis la plateforme PARTAGE, cliquer sur la petite flèche tout en haut à droite de votre nom, puis choisir "Aide produit".Cette aide est aussi accessible directement à l'adresse: https://partage.univ-pau.fr/help/fr/advanced/zimbra_user_help.htm sans se connecter à PARTAGE.

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